Vertraulicher Dateiaustausch in der Medizintechnik

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Die Münchener Medizin Mechanik GmbH aus Planegg bei München hat sich für die Einführung der Plattform für den Dokumentenaustausch und die externe Zusammenarbeit Proom entschieden. MMM ist Komplettanbieter für individuelle Lösungen in der Sterilisation und Desinfektion für Krankenhäuser, Labors, industrielle Dienstleister und die Industrie. Die international tätige MMM Group mit rund 1.100 Beschäftigten ist seit 1954 weltweit einer der führenden Systemanbieter im Gesundheitswesen.
MMM setzt Proom als SaaS-Lösung für den vertraulichen Dokumentenaustausch und die Zusammenarbeit mit Externen ein. Proom steht sowohl on premise als auch im SaaS-Model zur Verfügung. Für die Cloud-Lösung sprachen die Hochverfügbarkeit sowie der minimale Aufwand für die interne IT. Durch Einsatz der zentralen Plattformlösung konnte das Unternehmen die Qualität in der Projektzusammenarbeit speziell bei dem effizienten und vertraulichen Austausch von Dokumenten deutlich steigern. Vor Einführung der virtuellen Austauschplattform für die Projektzusammenarbeit tauschten Projektteams Daten und Dokumente bereits über eine Filesharing Cloud-Lösung aus. Darin ließen sich jedoch keinerlei tiefgehende Berechtigungen vergeben; statt nur des Deltas wurde stets der gesamte Dokumentenbestand synchronisiert.

Ziel von MMM war es, mit möglichst vielen verschiedenen Beschäftigten und Externen auf einer zentralen Plattform und einem einheitlichen Datenstand zu arbeiten, ohne dass externe Personen interne Dokumente einsehen oder MMM-Angestellte nur auf Teilinformationen zugreifen können. Proom bietet dafür virtuelle Projekträume. Über sie können Anwender/innen Dokumente austauschen, bearbeiten und versionieren. So ist jeder informiert über den aktuellen Stand und über offene Fragen zu jedem Dokument. „Wenn man von vornherein eine klare Struktur zum Anlegen von Räumen, Ordnern und Berechtigungen hat, kann man Proom perfekt nutzen“, erklärt Thomas Weinberg (IT, Münchener Medizin Mechanik GmbH). „Der Mehrwert der Lösung besteht darin, alle Dateien für die Zusammenarbeit mit externen nur noch auf einer Plattform darzustellen, ohne dass es Probleme mit den Berechtigungen gibt. Früher mussten wir Daten an diversen Orten abspeichern, damit nicht alle Nutzer alles sehen konnten.“

Proom sollte anfangs nur für eine bestimmte Abteilung eingeführt werden, die regelmäßig Dokumentenaustausch mit Externen sowie Internen betreibt und dafür eine kontrollierte Berechtigungsstruktur benötigt. Das System bewährte sich aber so schnell, dass es für weitere Abteilungen ausgerollt wurde. Die Akzeptanz unter den Nutzer/innen wie auch durch die IT-Abteilung ist hoch. Sämtliche Probleme in der Zusammenarbeit ließen sich mit der Nutzung von Proom schnell beseitigen. Durch den geringen Wartungsaufwand der Lösung ist auch die IT-Abteilung dauerhaft entlastet.
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